知っておきたい英語オンライン会議のポイント！今すぐ使えるフレーズも紹介

「急に海外の取引先と会議をすることになったけど、コミュニケーションが不安」

「英語での会議、こちらの意図が正しく伝わるのかな・・・」

「英語でのオンライン会議に慣れていない・・・」

「もし接続トラブルが発生したら英語ではどう伝えるのかな・・・」

オンライン会議自体には慣れていても、そこに「英語」という要素がプラスされると、不安を感じることがありますよね。

また、オンライン会議では表情やアイコンタクト、ジェスチャーが伝わりにくいため、対面での会議とは違う工夫も必要です。

「はじめての英語オンライン会議」セミナー（2023年7月18日から7月28日まで）は、英語初心者の方を対象にオンデマンド配信の形式で開催しました。

英語コミュニケーションセミナーシリーズでは、ビジネス英語の分野で活躍されている木村 達也先生に講師をお願いしています。

英語オンライン会議での便利なフレーズ、避けるべきポイントなどをあらかじめ押さえておくことは、一つの安心材料になります。はじめての英語オンライン会議で不安を抱える方へ、セミナーの内容を一部ダイジェストで紹介します。

オンライン会議では接続トラブルが起きることも想定されます。音声が聞こえない、画面の共有がされていないなど、さまざまなケースのトラブルがありそうです。

まず大前提として、接続トラブルが起きた際はすぐに相手へ伝えることが重要です。遠慮は禁物です。

次にどこに問題が生じているのかを伝えましょう。「音」に問題があるのか、「画面」に問題があるのかなど、明確に伝えられるフレーズを準備しておくと、トラブルが起きても落ち着いて対応できますね。

セミナーで紹介したフレーズの一部はこちらです。いざという時に備えて練習しておくことをおすすめします。

＜今すぐ使えるフレーズ例＞

You’re on mute.（ミュートになってますよ。）

I cannot hear you.（聞こえません。聞こえづらいです。）

The screen is blank.（スクリーンが表示されていません。）

The screen is frozen.（画面がフリーズしてます。）

I think I may have a problem with the connection.（接続に問題があるようです。）

「スモールトーク」とは軽い雑談や世間話のことです。

英語に関わらず日本語の会議でもいきなり本題から入ることは少ないですよね。会議前のスモールトークには、相手との距離を縮める、緊張を和らげる、といった役割があり、ビジネスにおいては重要なコミュニケーションの一つです。

スモールトークの基本は、あいさつや天気などに関する話題です。

いくつか例文を紹介します。短い文章なので覚えておいて、会議の前にうまく取り入れましょう。

＜今すぐ使えるフレーズ例＞

It’s nice to see you again.（またお会いできてうれしいです。）

Are you still in touch with Suzuki san?（今も鈴木さんと連絡をとりあっていますか？ ）

How was your weekend?（週末はどうでしたか？）

How is the weather there?（そちらの天気はいかがですか？）

気を付けること

木村先生は講義でご自身の体験談を話してくださいました。

先生は以前、日本人の会議参加者が欧米人の参加者へ「Your face is very small.（顔が小さいですね。）」と発言した場面に遭遇されたことがあるそうです。その日本人は相手を誉める意味で「顔が小さい」と発言したそうですが、欧米人はその発言に戸惑いの表情を見せていたそうです。というのも、日本では小顔は褒め言葉として使われますが、欧米にはその概念がないため、日本人の発言の真意が欧米人には伝わらなかったのです。

ビジネスの場でふさわしいスモールトークは、個人情報には触れず、天気やスポーツなど、一般的に当たり障りのない話題が良いでしょう。特に身体的な特徴や個人的な話（結婚、年齢、収入など）、宗教、人種問題、政治などの話題は相手が不快に感じる可能性があるので、注意しましょう。

スモールトークについて、詳しくは以下の記事にてご紹介しています。

ビジネス英語の雑談力アップ！「スモールトーク」で関係を築く8つのポイント

英語で相槌してみよう

英語では、相手の発言が終わってから相槌を打つことがポイントです。

また、同じ語句を繰り返さないように注意しましょう。例えば、「Yes, yes, yes.（はい、はい、はい）」や、「 I know, I know.（わかった、わかった）」などです。

定番フレーズを覚えておくと、スムーズな相槌ができますよ。

＜今すぐ使えるフレーズ例＞

I see.（なるほど。）

I understand. （わかりました。）

I know.（わかります。）※I know what you mean. の略。

Seriously?（本当に？）

That’s right.（そのとおりです）

I’m happy for you.（良かったですね。）

Oh, I’m sorry.（残念です（お気の毒に）。）※Oh, I’m sorry to hear that. の略

なお、参加者の多いオンライン会議の場合、自分が発言するとき以外はミュートにしておくことが基本です。しっかりうなずくだけでも、相手の話を真剣に聞き、関心を持って会議に参加していることが伝わります。

質問をしてみよう

会議の目的は物事を進め、決定していくことです。そのためにも積極的に質問したいですよね。でも、どのように会話に入っていったらいいものか、悩むこともあると思います。

ポイントは、フレーズの前に「Excuse me」をつけることです。「Excuse me」から始めるだけで失礼がなく、柔らかい表現になります。

＜今すぐ使えるフレーズ例＞

Excuse me...

May I interrupt?（ちょっとさえぎっていいですか？）

I have a question.（質問があります。）

Could you explain that again, please?（もう一度、説明していただけますか？）

意見をしてみよう

相手の意見に同意しない（反論する）場合は、丁寧かつ慎重な表現を心掛けましょう。

まず、相手の意見への理解を示した上で、否定せず「違い」を示すことがポイントです。

丁寧に柔らかく切り出す、代替案を伝えるということを意識してフレーズを準備しておくことをおすすめします。

＜今すぐ使えるフレーズ例＞

すぐに否定せずに間を置く

Hmm... (うーん・・・）

Let me think...（考えさせて・・・）

相手への理解を示す

I see what you’re saying, but...（おっしゃることはわかりますが・・・）

I hear you, but...（わかりますが・・・）

意見が違うことを伝える

I don’t see it that way.（私はそのようには思いません。）

Not necessarily.（必ずしもそうではないかと。）

同意しないことを伝える

I’m afraid I don’t really agree.（申し訳ないですが、賛成できません。）

I don’t think that will work.（それはうまくいくとは思いません。）

気を付けること

会議中、つい日本人同士で日本語の会話をしてしまうこともあるでしょう。しかし、それでは日本語が分からない参加者にいい印象を与えません。どうしても日本語での会話が必要な場合は、「Excuse me...」と断りを入れて、了解を得るよう心がけましょう。

今回も反響が大きく、参加いただいた方々からたくさんのフィードバックをいただきました。参加者のコメントや感想の一部を紹介します。

「初心者ですので、このくらいのレベルから徐々に積み上げていく必要があると考えています。一言、ワンフレーズだけでも聞けて答えられたらそれが自信に繋がると思います」

「海外の取引先の方と直接お会いすることや、WEB会議を行う機会も増えているため、引き続き定期的にこのようなセミナーをご開催頂けるととても助かります。NGジェスチャーや相槌の仕方など、知っていれば適切な対応ができる内容については、とても勉強になりました」

「オンライン会議のみならず、英語でコミュニケーションする場合に気をつけたいことが含まれていました」