英語オンライン会議での司会進行はどうする？ファシリテーション準備をしよう！

「英語会議のファシリテーターを任せられたけど不安だな・・・」

「ファシリテーターのポイントを押さえたい」

頻繁に英語を使う方でも、英語でファシリテーションとなると、少し構えてしまうこともありますよね。上記のようなお悩みを持つ方向けに「英語オンライン会議ファシリテーター編」と題した動画配信セミナーを開催しました。

講師は、ビジネス英語の分野で活躍されており、英語講師としても経験豊富な木村 達也先生と、ネイティブ講師イーバ メズリス先生のコンビです。木村先生が解説、イーバ先生がフレーズの読み上げを担当し、ネイティブの発音を聞きながら受講できるスタイルにしました。

ファシリテーターは単に会議の進行役という立場ではありません。目的や議題に関しての意見交換を積極的に促し、審議を進める役割があります。また、合意・施策などの意思決定をスムーズにできるように立ち回る役目を担っています。

• 会議の目的を明確にし、その目的に沿った明確なアジェンダを作る
• 会議のルールをしっかり決める
• 国籍、文化の違う参加者が十分に発言できるように時間配分する
• 各々の意見をよく聞き、参加者全体にその意見が伝わっているかを常に確認してサポートする
• 中立の立場で、ポジティブかつ建設的な会議環境となるようにリードする
• 会議の目的を達成する
• 今後のアクションを明確にする

このようにマルチタスクを要求されるファシリテーターですが、英語であっても日本語であっても、役割は同じです。会議の目的達成に向けてスムーズな進行をするためにも、シチュエーションに合わせた英語フレーズを活用しましょう。

ここからはすぐに使える英語フレーズを紹介します。会議の流れに沿ったフレーズになりますので、ぜひ覚えて使ってみてください。

How is the weather there? （そちらの天気はいかがですか？）

We are deeply sorry to hear about the damages caused by the hurricane. （ハリケーンによる被害について、深くお悔やみ申し上げます。）

ポイント：あいさつまたは天気などの軽い会話で時間をかけないようにしましょう。

参加者の地域に災害などがあった場合はお見舞いの言葉を伝えましょう。

Hello. I am Sato. I’m in charge of Marketing. （佐藤です。マーケティングを担当しています。）

Some of you may already know me. My name is Sato of Honyaku Center. （もうご存じかもしれませんが、翻訳センターの佐藤です。）

I’d like to introduce Mr. Suzuki from ABC Company. (ABC社からいらした、鈴木さんをご紹介します。）

We’re pleased to welcome Ms. Kim from Korea. （韓国からいらしたKimさんをお迎えしています。）

Thank you all for attending. （みなさま、ご出席ありがとうございます。）

Let’s get started. （それでは、始めたいと思います。）

Let’s get down to business. （本題に入りましょう。）

Let me explain the main topics of this meeting. （本日の会議の主な内容を説明させてください。）

This is our agenda for today. （これが今日のアジェンダです。）

First, let’s go over our achievements in the last meeting. （前回の会議での決定事項を確認しましょう。）

Tanaka san, could you give us the progress of the project? （田中さん、プロジェクトの進捗状況を教えてください。）

ポイント：今回のアジェンダを共有しましょう。また、前回までの会議の内容について振り返り、共通理解を深めましょう。

進行中のプロジェクトやタスクなどの進捗状況を確認しましょう。

Does anyone have any questions / suggestions ? （質問 ／ 提案はありますか？）

Does anyone have any comments on this so far? （これまでに関してコメントがある方はいますか？）

Could you explain that again, please? （もう一度、説明いただけますか？ ）

Do we all agree? （みなさん、賛成ですか？）

Shall we leave this for now, and revisit it again later if needed? （これはこの位にして、必要であれば再検討しませんか？）

ポイント：参加者からの発言や質問を引き出すよう意識しましょう。

挙がった意見は参加者全員へ明確に共有しましょう。目的に沿った会議となるように積極的に導くことが重要です。

Let’s go over the main points. （本日話した内容を振り返りましょう。）

Let’s summarize today’s discussion. （本日のディスカッションをまとめましょう。）

May I ask if there are any comments before we close? （会議を終える前に、何かコメントはありますか？）

ポイント：今回の議題（決定事項・懸案事項）を振り返りましょう。

会議の概要を共通理解として参加者と共有しましょう。

We’ll have the next meeting at the same time next Wednesday. （来週水曜日の同じ時間にしましょう。）

The next meeting will be on Thursday, the 25th from 3:00 PM. （次の会議は25日木曜日の３時からです。）

Could you … before the next meeting? （次の会議までに…をお願いいたします。）

ポイント：次回の会議日程を調整し、次のアクションを明確に決めておきましょう。

This is the end of today’s meeting. （これで今日の会議は終了です。）

Thank you very much for your participation. （ご出席、ありがとうございました。）

今回もたくさんのフィードバックをいただきました。参加者のコメントや感想の一部をご紹介します。

「英語だけでなく、ファシリテーターの役割についても触れていただき、非常に有用なセミナーでした」

「とても分かりやすかったです。講師の先生方の発音がきれいで勉強になりました」

「木村先生の説明とIEVA先生のフレーズの発音を聞きながら、これまでファシリテーターで少し苦労していた部分の解消につながりました」

これまで開催したセミナーのアンケートでは「ネイティブの方の発音が聞きたい」というお声や「英語のリスニングが苦手」というお悩みが寄せられていました。

このようなご要望に応えるべく、コミュニケーションセミナー第四弾では、シリーズ初となるネイティブ講師 イーバ メズリス先生に登場いただきました！

イーバ先生はカナダのご出身で、現在は北欧在住です。時差の関係があったため、現地時間の早朝からセミナーの収録に臨んでくれました。それにも関わらず、セミナー内でご紹介したフレーズを一度もつまることなく、完璧に読み切ってくれました。

また、とても表情豊かに読み上げてくれたので、参加者の方には発音だけではなく、実際にフレーズを使用する際のニュアンスも感じていただけたのではないでしょうか。

今後は木村先生とイーバ先生によるロールプレイング形式で英語フレーズをご紹介するセミナーがあるかも？しれません！

次回のセミナーも、ぜひ楽しみにお待ちくださいませ。