イベント開催レポート｜はじめてのビジネス英語Eメールセミナー

今回は、法人企業向け無料セミナー「はじめてのビジネス英語Eメール」（2023年5月開催）についてレポートします。

「英語コミュニケーション」をメインテーマとしたセミナーシリーズの第一弾となり、オンデマンド配信という利便性から、大変多くの方々に参加いただきました。
この記事では、セミナーを見逃してしまった方のために、ダイジェストで内容をお伝えします。

「英語コミュニケーション」をテーマにしたセミナーシリーズは、「お客さまの『言語』に関するお悩みを少しでも解消したい」という考えで開催しています。
記事の最後に、シリーズ第二弾の情報にも触れていますので、興味のある方はぜひチェックしてみてくださいね。

「英語のビジネスEメールはどのように書いたらいいの？」

「いつも自己流で英文メールを書いているけれど、相手にきちんと伝わっているか不安・・・」

このように、ビジネスEメールを英語で書くシーンにおいて、お悩みを抱えている方も少なくないようです。

また、業務で多忙な中、試行錯誤しながら自己流で英語Eメールを書いている方もいるのではないでしょうか。

コミュニケーションセミナーの第一弾「ビジネス英語Eメールの書き方」（2023年5月22日から6月2日まで）は、英語初心者の方を対象にオンデマンド配信の形式で開催しました。

講師は、ビジネス英語の分野で活躍されている木村 達也先生です。
参加者には開催期間中、お好きな時間に何度でも視聴いただけるよう、木村先生の講義の様子を収めた動画URL（約20分）を提供しました。

ここからは、わかりやすいビジネス英語Eメールの書き方について、セミナーの内容からエッセンスを一部紹介します。

ビジネス英語Eメールは「簡潔で正確」なこと、相手に「伝わる」ことが重要です。これは英語に限ったことではなく、日本語でEメールを書く際にも共通して言えることです。

まず心掛けたいことは、ひとつのEメールに多くのトピックを盛り込みすぎないという点です。木村先生は「ひとつのEメールに書くトピックはひとつとしましょう」とおっしゃっていました。

次に、ビジネスライクに書くということも大切なポイントです。礼儀正しいことは大事ですが、過度に丁寧になりすぎない、まわりくどくなりすぎないようにしましょう。特にビジネス英語Eメールでは、時候の挨拶などは不要です。宛名の後にすぐ本題に入ることが一般的なようです。

ビジネス英語Eメールを書くにはいくつかのコツがあります。木村先生がセミナーで解説したものの中から3つを厳選して紹介します。

・Subject（件名）

不明瞭で漠然とした件名では相手の返信は期待できません。相手にEメールの目的を正しく伝えるためにも、明瞭で具体的な件名を書くよう心がけましょう。
英単語で6ワード程度までになるよう意識し、簡潔に趣旨を書くとわかりやすくなります。

わかりづらい例：Meeting

わかりやすい例：Sales Meeting on August 3

・Salutation（宛名）

ビジネス英語Eメールでの宛名は、基本的に「Dear + Mr. /Ms.＋ファミリーネーム」と書くのが無難です。女性には、「Mrs. / Miss」は使わず「Ms.」にしましょう。

なお、頻繁にやり取りしている相手や社内のメンバー、相手の対応がカジュアルな場合は、「Hello / Hi ＋ファーストネーム」も使用できます。

また、日本とのビジネスに慣れている相手には日本語の敬称「さん（san）」を使って、「Hi Michael san」と書いてもいいでしょう。

・Body（本文）

本文を書く上でまず重要なことは、文章を考える際の日本語自体が簡潔かつ論理的であることです。その上で、英語で長くなってしまいそうな文章は区切り、できるだけ一文を短く書くよう意識しましょう。

一例ですが、英文で関係代名詞を使うと、どうしても一文が長くなりがちです。関係代名詞は使わず、短くシンプルにすることが「伝わる」という点でとても大切です。

関係代名詞thatを使用した例文：

Next week I would very much like to introduce our new products that we recently launched, and that is the reason why I am contacting you at this time.

（来週、最近発売した新製品をぜひともご紹介したいと思っておりますので、この度ご連絡させていただきました。）

短くシンプルにした例文：

I’d like to visit your office and introduce our recently launched new products next week.

（来週貴社をお訪ねし、最近発売した新製品をご紹介したいと思います。）

また、Eメールを開いた際に、改行や空白が少ないとどうでしょうか？　つい閉じたくなってしまいますよね。

Eメールをスクロールしたときに、すぐに理解できる構成が好まれます。見た目も読みやすく、わかりやすく書くという点を意識して、箇条書きなどの工夫を取り入れましょう。

今回のセミナーは反響が大きく、参加いただいた方々から非常に多くのフィードバックをいただきました。参加者のコメントや感想の一部を紹介します。

「大変有益なセミナーでした。英文メールはまだ送ったことがないのですが、ビジネスメールとして対応できることを学べました」

「普段から海外取引先と英語でのやり取りをよくしていますが、自己流でやっていた部分も多くあったため、再確認の意味で有意義な内容でした」

「実務に役立てていきたいと思います。動画での配信であったため、都合の良い時間に繰り返し見ることが出来てとても助かりました。また、時間も約20分程度にコンパクトにまとめて頂いていたので、視聴し易かったです」

「『文章を考える際の日本語自体が簡潔かつ論理的であること』とのこと、確かに納得です」

「初心者もそうですが、自分のe-mailがどうだったのか、どうすればもっと良くなるのかという気付きの場としてもよいと思いました」

いかがでしたか。今回は、「はじめてのビジネス英語Eメール」セミナーについてレポートしました。

日本語で書く際も同様ですが、英語Eメールでも、まわりくどくならないように短くシンプルな文章を書くことを意識したいですね。

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次回の法人企業向け無料セミナーは、コミュニケーションセミナー第二弾と称して、「英語オンライン会議」でのポイントを紹介します。

接続トラブルへの対応、会議前のスモールトーク、会議中のあいづち、NGジェスチャーなどなど、はじめての英語オンライン会議で不安を抱える方へ、ポイントをぎゅっと絞って解説します。

誰かに教えたくなるようなフレーズ集のプレゼントもあります。どうぞお楽しみに！

コミュニケーションセミナー第二弾 | はじめての 英語オンライン会議

• 受付開始（※）：2023年7月18日（火）～
• 視聴期間：2023年7月18日（火）～ 7月28日（金）
• 講　　師：木村 達也 氏

※本セミナーは終了いたしました。ご参加いただいたみなさま、ありがとうございました。

シリーズ第二弾のレポートはこちらからご覧ください。

知っておきたい英語オンライン会議のポイント！今すぐ使えるフレーズも紹介

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翻訳センター　インサイドセールスチーム