シーン別で今すぐ使える！ビジネス英語Eメールのポイント

「英語コミュニケーション」をテーマにしたセミナーシリーズは、「お客さまの『言語』に関するお悩みを少しでも解消したい」という考えで開催しています。

今回のセミナー第三弾では、日常業務ですぐに使えるようなフレーズをシチュエーション別に紹介しました。

製品を発注する、丁寧にお願いする、心を込めて感謝を伝える、クレームを言う、催促をする、などなど、ビジネスシーンで想定されるシチュエーションです。

講師は、英語コミュニケーションセミナーシリーズでおなじみの木村 達也先生です。ビジネス英語の分野で活躍されており、英語講師としても経験豊富です。

オンデマンド配信の形式で、9月25日から10月13日までの期間で開催しました。オンデマンド配信ですので、期間内のお好きなタイミングで何度でも視聴することができます。

また、これまでに寄せられた参加者からの声にお応えし、今回は投影資料の事前ダウンロードができるような仕組みで開催しました。手元に資料を準備し、メモを取りながらセミナーを受講できるスタイルです。

ほんの一部となりますが、セミナーで紹介した内容を見ていきましょう。

今回は、実際の業務ですぐに使える実践的な英語フレーズ、という点にフォーカスしました。シチュエーション別に細かく紹介したものの中からいくつかフレーズを紹介します。

下線部分を入れ替えることで、ご自身の業務に合わせたカスタマイズが可能です。

＜フレーズ例＞

We would like to request an estimate on ABC product.

                  （ABC製品の見積もりが欲しいです。）

We would appreciate it if you could send us a quotation by November 10.

                  （11月10日までにお見積もりをお送りいただけると幸いです。）

We would like to place an order for ABC product.

                  （ABC製品を発注したいです。）

厳密には、「quote」は確定事項の見積もり（本見積もり）のことを指します。一方、「estimate」は、概算の見積もり（仮見積もり）のことです。

＜Thank youを使ったフレーズ例＞

Thank you very much for ordering ABC product.

                  （ABC製品のご発注を、ありがとうございました。）

Thank you for sending me the presentation file.

                 （プレゼンのファイルを送っていただき、ありがとうございました。）

＜appreciateを使ったフレーズ例＞

I appreciate your arranging the schedule.　

                （スケジュールを調整いただき、ありがとうございます。）

I appreciate your quick response.

                 （迅速なお返事に感謝いたします。）

「appreciate」を使うと、丁寧かつフォーマルな印象になります。メールを送る相手に合わせてうまく使い分けましょう。

まず、簡単にできることとしては、末尾に「please」を付けることです。より丁寧な印象になりますのでおすすめです。

さらに丁寧に伝えたい場合、「Would you mind ～ing?」や「be possible」などの表現も便利に使えます。

＜フレーズ例＞

Could you help us translate the report, please?

                  （そのレポートを翻訳するのを手伝ってくださいませんか？）

Would you mind summarizing this contract?

                  （この契約書を要約していただけますでしょうか？）

Would it be possible to send us the contract by Friday?

                  （金曜日までに契約書を送っていただくことは可能でしょうか？）

I would appreciate it if you could give me some advice.　

                 （アドバイスをいただけると幸いです。）

クレームを言う場合も、相手を責めるのではなく、問題点を説明し丁寧に切り出すのがよさそうです。その後、解決策を提案しましょう。これには上記でご紹介した「丁寧な表現でお願いする」フレーズがおすすめです。

＜フレーズ例＞

There has been (may be) a misunderstanding.

                  （誤解 / 行き違いかもしれませんが）

 I’m afraid there may be a misunderstanding. I have ordered the product A, but….

                  （誤解 / 行き違いかもしれませんが。製品A を注文したのですが…。）

Could you / Would you / Would it be possible? / I would appreciate it if you could….

                 （～していただけますか？/ ～は可能ですか？/～していただけるとありがたいです。）

シリーズを通して少しずつ学びを進めていくことができるので、リスキリングの一つとして定期的に参加される方も多いです。今回もたくさんのフィードバックをいただき、アンケートの総合的な満足度は93％と高い評価をいただきました。

参加者のコメントや感想の一部を紹介します。

「無料セミナーでここまでのクオリティーでご説明頂いたことにとても満足しています」

「最近、外国の方とのやり取りが増えてきて、困っています。今回のような実践につながるセミナーを引き続き開催していただけると助かります」

「日頃、英文メールを作成する際に活用できるよう、使えそうな定型文を自分で保管していました。今回のセミナーで、その手間が不要となり、非常に助かりました」

翻訳センターの英語コミュニケーションセミナーは、企画、講師との連携、司会、ディレクション、資料編集、講義収録、動画編集などの運営全般を主に2名のスタッフで担当しています。

• 運営担当者のコメント

シリーズセミナーとして定期的な開催ができるようにスケジュールを組んで運営をする中でも、一番時間をかけているのが資料作成です。アンケートにお寄せいただく、「こんなセミナーがあったらいいな」というお声を実現すべく、木村先生と一緒に試行錯誤を繰り返しながら各回の資料を完成させています。

今回の「シチュエーション別ビジネス英語Eメール」では、初の試みとして、セミナーで紹介したフレーズを使って実際に英文メールの作成にチャレンジする課題を付けてみました。終了後に模範解答を確認できる点も工夫したポイントです。

一つ前のセクションで紹介したとおり、セミナー後のアンケートには参加者の皆さまから毎回多くのフィードバックをいただきます。セミナー事務局としては、それらすべてのコメントに目を通し、セミナー運営の改善に努めています。
参加者の皆さまからいただく「次回も楽しみにしています！」のお声もとても励みになっています。また、英語コミュニケーションセミナーへの参加がきかっけで、初めて翻訳センターを知ってくださるという方も多く、非常にうれしく思います。