はじめての英語電話対応 | フレーズを覚えて準備をしよう

「英語での電話対応の基本を学びたい」

「落ち着いて英語での電話対応ができるようになりたい」

「発音も注意して練習したい・・・」

上記のようなお悩みを持つ方向けに、「コミュニケーションセミナー第5弾　はじめての英語電話対応」と題した動画配信セミナーをオンデマンド形式で開催しました。

講師は、英語コミュニケーションセミナーシリーズでおなじみの木村 達也先生と、ネイティブ講師イーバ メズリス先生です。木村先生には英語電話対応のポイントを日本語で解説いただき、イーバ先生には便利な英語フレーズを紹介していただきました。

今回は主に初心者向けでしたが、上級者の方でも、改めておさらいできるような内容となっています。

それでは、ほんの一部となりますが、セミナーで紹介した内容を見ていきましょう。

日本語で電話対応をする場合と同様に、誰から誰への電話であるか丁寧に確認することが重要です。また、取り次ぎ先の担当者が不在の場合は次のアクションを明確にするよう心がけましょう。

電話を受けるシーンでよく使われる定番フレーズを、いくつかピックアップして紹介します。

May I have your name please? 　（お名前を教えていただけますか？）

Excuse me, Mr. Smith, which company are you calling from?　（失礼ですがどちらの会社のスミスさまでしょうか？）

Could you spell out your name, please?　（お名前のスペルを教えていただけますか？）

Let me repeat your information.　（頂いた情報を復唱します。）

I’ll transfer you to the person in charge.　（担当の者におつなぎします。）

Let me transfer you to the HR Department. 　（人事部におつなぎします。）

I’m afraid she is out of the office right now. 　（あいにく、彼女は外出中です。）

He should be back by 5 PM.　（彼は午後5時までには戻るはずです。）

I’m sorry. He is on another line. 　（申し訳ありません。彼は、ただいま別の電話にでております。）

I’m sorry, but Mr. Suzuki no longer works here. 　（申し訳ありませんが、鈴木はもう弊社では働いていません。）

Should I have her call you back? 　（折り返し彼女に電話させましょうか？）

I’ll tell him to call you back as soon as he gets back.　（彼が戻り次第、折り返しするように伝えます。）

Would you like to leave a message?　（ご伝言を残されますか？）

ここからは電話をかけるシーンでのフレーズを紹介します。

自分の名前や会社名、誰宛てに電話をしているかなど、明確に伝えるよう意識しましょう。メールアドレスや電話番号などの細かい情報を伝えたい場合は、あらかじめ手元に準備しておくと良さそうです。

Hello, this is Tatsuya Kimura from ABC.　（もしもし、ABC社の木村達也です。）

I would like to speak to Mr. George Smith.　（ジョージ・スミスさんはいらっしゃいますか？お話したいです。）

I’m returning a call from Mr. Smith.　（スミスさんに折り返しています。）

I’m calling to inquire about your products.　（御社の製品についてお聞きしたくお電話しました。）

I’d like to speak to the person in charge of logistics.　（物流担当の方をどなたかお願いします。）

May I leave a message?　（伝言をお願い出来ますか？）

Could you tell her I called?　（電話があったことを伝えていただけますか？）

Could you tell her that I’ll send her an email.　（メールでご連絡しますとお伝えください。）

Could you ask him to call me back ?　（折り返しお電話をいただきたいとお伝え願えますか？）

Let me give you my number.　（私の電話番号をお伝えします。）

はじめて電話対応する場合には慌ててしまうこともあると思います。そんな時に備えて、とっさに使えるフレーズやスペルアウトの工夫についてもセミナーで共有しました。電話でのコミュニケーションだけでなく、さまざまなシーンで活用できますので、押さえておくととても便利です。

Could you speak a little louder, please?　（もう少し大きな声で話していただけますか？）

Could you please speak a bit more slowly?　（もう少しゆっくりお話しいただけますか？）

I’m sorry, but I can’t hear you well. 　（すみませんが、聴き取りにくいです。）

I’m sorry. What was that?　（すみません。なんとおっしゃいましたか？）

I’m sorry. Did you say “thirteen” or “thirty” ? 　（すみません。13または30、どちらとおっしゃいましたか？）

My name is Abe. A for America, B for Brazil, and E for England.　（私は阿部です。AはAmericaのA、BはBrazilのB、EはEnglandのEです。）

名前のスペル、メールアドレスなどを伝える際は、アルファベットと単語をセットで確認しましょう。より伝わりやすくなります。

初心者向けの内容ではありましたが、学習意欲の高い参加者が多く、たくさんのフィードバックをいただきました。参加者のコメントや感想の一部を紹介します。

「必要なマイクロスキルが設定されているので、何ができれば英語で電話対応できるのかが分かりやすいです」

「電話をかけた側と受けた側とで会話をして頂くことで、英語での電話の状況が想像し易かったことが良かったです」

「ビジネスシーンでなくても、プライベートシーンでも想定される内容だと思いました」

今回はこれまでのセミナー参加者から多くご要望をいただいた、英語での電話対応をテーマにしました。コロナ禍で働き方も大きく変化し、従来に比べて電話の機会が減った方も多いのでは？と思っていましたが、参加者のお声からも電話は今でも重要なビジネスコミュニケーションツールであることを再確認しました。

電話でのコミュニケーションは、相手の表情やジェスチャーが見えないため、英語の上級者でも難しいと感じることが多いようです。セミナー冒頭では、英語電話についてイーバ先生の体験談をお伺いし、ネイティブスピーカーならではのコメントをいただきました。

“Not only Japanese, but overall, it is harder to communicate on the phone, especially with non-native speakers without seeing a speaker’s face. So I highly recommend you memorize certain phrases used often on the phone, and try to use them. Also, You should speak clearly with short sentences.”

「日本人だけに限ったことではないのですが、ネイティブ英語話者ではない方々と電話でコミュニケーションを取ることは、相手の顔が見えないためより難しく感じます。そのため、電話でよく使用されるフレーズを覚えて使うことを強くお勧めします。また、短い文を使って明確に話すようにしましょう。」

今回のセミナーでは、短くてすぐに使える英語フレーズをできるだけ多く使い、イーバ先生と木村先生のお二人によるロールプレイングも実施しました。実際のシチュエーションを想定した電話対応を実演していただくことで、よりリアルなやり取りを学べるよう工夫しました。