はじめての英語電話対応 | フレーズを覚えて準備をしよう
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翻訳センターでは、「お客さまの『言語』に関するお悩みを少しでも解消したい」という考えで、「英語コミュニケーション」にフォーカスしたセミナーをシリーズ開催しています。
この記事では、シリーズ第5弾「はじめての 英語電話対応」セミナーで解説した、一度は確認しておきたい英語での電話対応フレーズやポイントを厳選して紹介します。
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英語の電話は予告なしに突然やってくるよね。
定番フレーズを練習して備えておこう!
セミナー情報
「英語での電話対応の基本を学びたい」
「落ち着いて英語での電話対応ができるようになりたい」
「発音も注意して練習したい・・・」
上記のようなお悩みを持つ方向けに、「コミュニケーションセミナー第5弾 はじめての英語電話対応」と題した動画配信セミナーをオンデマンド形式で開催しました。
講師は、英語コミュニケーションセミナーシリーズでおなじみの木村 達也先生と、ネイティブ講師イーバ メズリス先生です。木村先生には英語電話対応のポイントを日本語で解説いただき、イーバ先生には便利な英語フレーズを紹介していただきました。
今回は主に初心者向けでしたが、上級者の方でも、改めておさらいできるような内容となっています。
それでは、ほんの一部となりますが、セミナーで紹介した内容を見ていきましょう。
電話応対の基本1:電話を受ける時の英語フレーズ
日本語で電話対応をする場合と同様に、誰から誰への電話であるか丁寧に確認することが重要です。また、取り次ぎ先の担当者が不在の場合は次のアクションを明確にするよう心がけましょう。
電話を受けるシーンでよく使われる定番フレーズを、いくつかピックアップして紹介します。
相手の会社名や名前を確認する
May I have your name please? (お名前を教えていただけますか?)
Excuse me, Mr. Smith, which company are you calling from? (失礼ですがどちらの会社のスミスさまでしょうか?)
Could you spell out your name, please? (お名前のスペルを教えていただけますか?)
Let me repeat your information. (頂いた情報を復唱します。)
担当者へ取り次ぐ
I’ll transfer you to the person in charge. (担当の者におつなぎします。)
Let me transfer you to the HR Department. (人事部におつなぎします。)
担当者が不在の場合
I’m afraid she is out of the office right now. (あいにく、彼女は外出中です。)
He should be back by 5 PM. (彼は午後5時までには戻るはずです。)
I’m sorry. He is on another line. (申し訳ありません。彼は、ただいま別の電話にでております。)
I’m sorry, but Mr. Suzuki no longer works here. (申し訳ありませんが、鈴木はもう弊社では働いていません。)
次のアクションを明確にする
Should I have her call you back? (折り返し彼女に電話させましょうか?)
I’ll tell him to call you back as soon as he gets back. (彼が戻り次第、折り返しするように伝えます。)
Would you like to leave a message? (ご伝言を残されますか?)
電話応対の基本2:電話をかける時の英語フレーズ
ここからは電話をかけるシーンでのフレーズを紹介します。
自分の名前や会社名、誰宛てに電話をしているかなど、明確に伝えるよう意識しましょう。メールアドレスや電話番号などの細かい情報を伝えたい場合は、あらかじめ手元に準備しておくと良さそうです。
冒頭での第一声
Hello, this is Tatsuya Kimura from ABC. (もしもし、ABC社の木村達也です。)
I would like to speak to Mr. George Smith. (ジョージ・スミスさんはいらっしゃいますか?お話したいです。)
I’m returning a call from Mr. Smith. (スミスさんに折り返しています。)
用件を伝える
I’m calling to inquire about your products. (御社の製品についてお聞きしたくお電話しました。)
I’d like to speak to the person in charge of logistics. (物流担当の方をどなたかお願いします。)
相手先不在時の対応
May I leave a message? (伝言をお願い出来ますか?)
Could you tell her I called? (電話があったことを伝えていただけますか?)
Could you tell her that I’ll send her an email. (メールでご連絡しますとお伝えください。)
Could you ask him to call me back ? (折り返しお電話をいただきたいとお伝え願えますか?)
Let me give you my number. (私の電話番号をお伝えします。)
便利な定番フレーズ
はじめて電話対応する場合には慌ててしまうこともあると思います。そんな時に備えて、とっさに使えるフレーズやスペルアウトの工夫についてもセミナーで共有しました。電話でのコミュニケーションだけでなく、さまざまなシーンで活用できますので、押さえておくととても便利です。
とっさのひと言
Could you speak a little louder, please? (もう少し大きな声で話していただけますか?)
Could you please speak a bit more slowly? (もう少しゆっくりお話しいただけますか?)
I’m sorry, but I can’t hear you well. (すみませんが、聴き取りにくいです。)
I’m sorry. What was that? (すみません。なんとおっしゃいましたか?)
I’m sorry. Did you say “thirteen” or “thirty” ? (すみません。13または30、どちらとおっしゃいましたか?)
スペルを伝える工夫
My name is Abe. A for America, B for Brazil, and E for England. (私は阿部です。AはAmericaのA、BはBrazilのB、EはEnglandのEです。)
名前のスペル、メールアドレスなどを伝える際は、アルファベットと単語をセットで確認しましょう。より伝わりやすくなります。
参加者の声
初心者向けの内容ではありましたが、学習意欲の高い参加者が多く、たくさんのフィードバックをいただきました。参加者のコメントや感想の一部を紹介します。
「必要なマイクロスキルが設定されているので、何ができれば英語で電話対応できるのかが分かりやすいです」
「電話をかけた側と受けた側とで会話をして頂くことで、英語での電話の状況が想像し易かったことが良かったです」
「ビジネスシーンでなくても、プライベートシーンでも想定される内容だと思いました」
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満足度92%と、今回も役立つセミナーになったみたいでとらんもうれしいな!
セミナー運営の裏側
![英語セミナー](/blog/uploads/blog_image_20240731_002.png)
今回はこれまでのセミナー参加者から多くご要望をいただいた、英語での電話対応をテーマにしました。コロナ禍で働き方も大きく変化し、従来に比べて電話の機会が減った方も多いのでは?と思っていましたが、参加者のお声からも電話は今でも重要なビジネスコミュニケーションツールであることを再確認しました。
電話でのコミュニケーションは、相手の表情やジェスチャーが見えないため、英語の上級者でも難しいと感じることが多いようです。セミナー冒頭では、英語電話についてイーバ先生の体験談をお伺いし、ネイティブスピーカーならではのコメントをいただきました。
イーバ先生からのコメント
“Not only Japanese, but overall, it is harder to communicate on the phone, especially with non-native speakers without seeing a speaker’s face. So I highly recommend you memorize certain phrases used often on the phone, and try to use them. Also, You should speak clearly with short sentences.”
「日本人だけに限ったことではないのですが、ネイティブ英語話者ではない方々と電話でコミュニケーションを取ることは、相手の顔が見えないためより難しく感じます。そのため、電話でよく使用されるフレーズを覚えて使うことを強くお勧めします。また、短い文を使って明確に話すようにしましょう。」
今回のセミナーでは、短くてすぐに使える英語フレーズをできるだけ多く使い、イーバ先生と木村先生のお二人によるロールプレイングも実施しました。実際のシチュエーションを想定した電話対応を実演していただくことで、よりリアルなやり取りを学べるよう工夫しました。
まとめ
いかがでしたか。今回の記事は、英語での電話対応の基本を学びたい方向けに、一度は確認しておきたい英語フレーズやポイントの紹介でした。短く覚えやすいフレーズを多く掲載していますので、複数のフレーズを組み合わせることも有効です。ぜひ声に出して練習してみてください。急な英語の電話でも対応できるようにしっかり準備をしましょう。
翻訳センターのセミナー情報
今後も「英語コミュニケーション」にフォーカスしたセミナーシリーズを開催予定です。また、過去に開催した各種セミナーをオンデマンド配信しております。下記の「セミナー情報ページ」に、現在公開中のセミナーや新着情報をアップデートしていますので、ぜひご確認ください。
ここまでお読みいただきありがとうございました。
翻訳センター インサイドセールスチーム
![とらんちゃん](/blog/uploads/img_character_center.png)
とらんちゃん
「とらん」だけに「トランスレーション(翻訳)」が得意で、世界中の友達と交流している。 ポケットに入っているのは単語帳で、頭のアンテナでキャッチした情報を書き込んでいる。
- 生年月日1986年4月1日(トラ年・翻訳センター創業と同じ)
- モットー何でもトライ!
- 意気込み翻訳関連のお役立ち情報をお届けするよ。
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